마이크로소프트365 내게 맞게 고르는 방법
얼마 전 가족이 새 노트북을 사면서 워드와 엑셀도 다시 사야 하느냐고 묻더라고요. 예전처럼 프로그램 하나를 사서 설치하는 모습을 떠올리면 마이크로소프트365가 조금 헷갈릴 수 있습니다. 문서 작업을 얼마나 자주 하는지, 누구와 함께 쓸지부터 생각하면 선택이 훨씬 쉬워집니다.
먼저 무료로 할 수 있는 일부터 확인하기
마이크로소프트365는 워드, 엑셀, 파워포인트 같은 앱에 클라우드 저장 공간과 여러 기기에서 이어서 작업하는 기능을 묶은 서비스입니다. 하지만 문서를 만들 때마다 구독이 필요한 건 아닙니다. 마이크로소프트 계정이 있으면 웹에서 워드, 엑셀, 파워포인트를 무료로 사용할 수 있고, 원드라이브 저장 공간도 5GB 제공됩니다.
예를 들어 한 달에 한두 번 이력서를 고치거나 간단한 가계부를 만드는 정도라면 무료 웹앱부터 써도 충분할 수 있습니다. 반면 인터넷 연결 없이 노트북에서 오래 작업하거나, 복잡한 엑셀 파일을 자주 다룬다면 설치형 데스크톱 앱이 포함된 구독이 편합니다. 무료 웹앱으로 평소 쓰는 파일을 먼저 열어 보면 내게 필요한 기능이 빠져 있는지도 바로 알 수 있어요.
혼자 쓰는지 함께 쓰는지로 요금제 고르기
개인용 상품은 저장 공간과 설치형 앱의 필요 여부로 나누면 이해하기 쉽습니다. Basic은 원드라이브 100GB가 필요하지만 전체 데스크톱 앱까지는 필요하지 않은 사람에게 맞습니다. Personal은 한 사람이 설치형 앱을 쓰고 파일도 많이 보관할 때 어울립니다. 원드라이브 공간은 1TB이며, 같은 사용자가 여러 기기에서 사용할 수 있습니다.
Family는 최대 6명이 각자의 계정으로 혜택을 나눠 쓰는 방식입니다. 저장 공간은 최대 6TB라고 표시되지만, 한 사람이 6TB를 몰아서 쓰는 구조는 아니고 사용자당 1TB입니다. 사진을 함께 관리하는 가족이라면 이 차이를 알아두는 게 좋습니다. 또 가족 모두가 코파일럿의 유료 AI 혜택을 똑같이 공유하는 것은 아닙니다. 해당 혜택은 구독 소유자에게만 적용되는 항목이 있어요.
혼자 쓰는데 가족용이 할인 중이라는 이유만으로 선택할 필요는 없습니다. 반대로 두세 사람이 각자 Personal을 결제하고 있다면 Family의 총비용을 비교해 볼 만합니다. 월 결제와 연 결제의 금액, 자동 갱신 여부도 결제 화면에서 함께 확인하는 편이 좋습니다. 가격과 구성은 바뀔 수 있으니 기억해 둔 금액보다 현재 표시되는 조건을 기준으로 판단하세요.
파일 하나로 작업하는 습관 만들기
구독을 시작했다면 앱 설치보다 먼저 파일을 어디에 저장할지 정하는 게 유용합니다. 워드 문서를 원드라이브에 저장하면 노트북에서 쓰던 파일을 다른 기기에서도 열기 쉽고, 지원되는 파일에서는 자동 저장도 작동합니다. 자동 저장은 파일을 원드라이브나 셰어포인트에 둘 때 활성화되므로, 컴퓨터의 일반 폴더에만 저장한 문서까지 저절로 클라우드에 올라간다고 생각하면 곤란합니다.
함께 쓰는 문서라면 파일을 여러 번 복사해 보내는 대신 공유 기능을 쓰면 됩니다. 이를테면 여행 경비표를 엑셀 파일 하나로 만들고 동행자에게 편집 권한을 주면, 각자가 지출을 적어도 어느 파일이 최신인지 찾을 일이 줄어듭니다. 다만 누구나 열 수 있는 설정인지, 초대한 사람만 열 수 있는 설정인지 먼저 확인하세요. 가족 사진이나 개인 정보가 들어간 문서는 보기 권한만 주는 편이 나을 때도 있습니다.
인터넷이 끊기는 곳에서 작업할 일이 있다면 필요한 파일이 기기에 준비돼 있는지도 미리 확인하는 게 좋습니다. 클라우드에만 있는 파일은 연결이 없을 때 바로 열리지 않을 수 있으니까요. 작업을 마친 뒤에는 동기화 상태를 확인하면 다른 기기에서 이전 버전을 열어 당황할 가능성도 줄어듭니다.
업무용이라면 개인용과 필요한 기능이 다르다
혼자 문서를 쓰는 것과 팀의 메일·파일을 관리하는 것은 다른 문제입니다. 회사 이름을 넣은 업무용 메일이나 직원별 계정 관리가 필요하다면 비즈니스 요금제를 확인해야 합니다. Business Basic은 웹·모바일 앱 중심이고, Business Standard에는 워드와 엑셀 등의 데스크톱 앱이 포함됩니다. 이름에 Basic이 같아도 개인용 Basic과 구성은 다르니 구분해서 보는 게 중요합니다.
작은 가게에서 직원 두 명이 예약표만 함께 편집한다면 웹앱 중심의 구성이 맞을 수 있습니다. 반면 외부에서 받은 복잡한 엑셀 서식을 매일 수정한다면 데스크톱 앱이 포함된 구성이 편하겠죠. 학교나 직장에서 이미 계정을 제공한다면 개인 결제 전에 사용 가능한 앱과 저장 공간을 확인해 보세요. 같은 기능에 비용을 두 번 낼 이유는 없으니까요.
저라면 먼저 무료 웹앱으로 실제 쓰는 문서 몇 개를 열어 보고, 부족한 기능이 분명해질 때 구독을 고르겠습니다. 마이크로소프트365는 기능이 많아서 좋은 서비스라기보다, 내 작업 방식에 맞는 기능을 골랐을 때 값어치가 커지는 서비스에 가깝습니다.
